Automatisierung und Archivierung Ihrer Daten in SAP B1

Fremdbelege automatisch erfassen

Lieferscheine, Rechnungen und weitere Dokumente per Knopfdruck einfach erfasst: CKS.DMS für SAP Business One zählt weltweit zu den führenden Lösungen in diesem Bereich und ist speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ausgelegt. Per Knopfdruck lassen sich sowohl Papier-Belege als auch elektronische Belege, die z. B. per E-Mail zugesandt wurden, automatisch in SAP Business One erfassen, mit Basisbelegen abgleichen und anschließend verbuchen.

Wir sind überzeugt, dass das händische Erfassen von Fremdbelegen wie Lieferscheinen, Rechnungen, Kundenaufträgen, Zahlungsavise etc. in der Warenwirtschaft der Vergangenheit angehört. Die technischen Möglichkeiten stehen zur Verfügung und arbeiten bereits seit vielen Jahren zuverlässig in zahlreichen Unternehmen. Sie können so zum Beispiel bis zu 3 Rechnungen pro Minute verarbeiten. Sie gewinnen wertvolle Zeit, die Sie in Ihrer Buchhaltung anders nutzen können.

Die Umsetzung unternehmensspezifischer Anforderungen ist grundsätzlich möglich. Die Anpassung wird stets in Abstimmung mit dem Hersteller vorgenommen und Aktualisierungen der Software können weiter problemlos eingespielt werden. Haben Sie eine ganz bestimmte Idee im Kopf? Sprechen Sie Ihren Projektmanager bei uns im Hause an. Gemeinsam werden wir dann Ihre Idee zu einem funktionierenden Projekt entwickeln.

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Was muss ein digitales Archiv alles leisten? Das hängt ganz davon ab, wen man fragt! Für Finanzämter stehen die unveränderbare Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten Belege sowie die Überprüfbarkeit der Unterlagen in angemessener Zeit an erster Stelle. Für Unternehmen hingegen spielen der sofortige Zugriff auf die Dokumente im gesamten Workflow und eine einfache, zuverlässige Handhabung eine Rolle.

CKS.DMS für SAP Business One ist von Grund auf entwickelt worden, um die Interessen beider Seiten gleichermaßen zu vereinen. So werden alle technischen Anforderungen der Finanzämter – Stichwort VOI-Merksätze – vollständig erfüllt, z. B. durch die automatische Erstellung einer neuen Revision, sobald ein Beleg in SAP verändert wird. Durch die direkte Verknüpfung der digitalen Dokumente mit den SAP-Geschäftsvorgängen und der integrierten Volltextsuche können Belege in Sekunden wiedergefunden und reproduziert werden.

Weil CKS.DMS zudem vollständig in SAP Business One integriert ist, lassen sich Belege und E-Mails entsprechend der Benutzer-Berechtigungen und Workflows zusammen mit den SAP-Geschäftsvorgängen im Unternehmen bewegen – und das sogar bei geparkten, noch nicht gebuchten SAP-Belegen wie z. B. beim Genehmigungsverfahren.

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Quelle: ck.solution

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Eine zuverlässige, schnelle und einfache Handhabung wird mit der automatischen Zuordnung durch QR-Code bzw. Barcode erreicht. Mit SAP erzeugte Ausgangsbelege wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen usw. werden mit einem eindeutigen Code versehen, der dann bei Rückkehr automatisch ausgelesen wird. Optional können auch Fremdbelege automatisch erfasst und direkt den jeweiligen SAP-Basisbelegen zugeordnet werden.

Die gesamte Benutzung des Archivs CKS.DMS für SAP Business One erfolgt direkt in SAP selbst. Mitarbeiter können den Umgang mit der Software durch die gleiche Benutzer-Oberfläche schnell lernen. Außerdem ist ein Hin- und Herspringen zwischen Warenwirtschaft und Archiv nicht erforderlich.

• GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
• Automatisierte Archivierung von unveränderbaren Ausgangsbelegen
• E-Mail-Archivierung direkt aus Outlook heraus
• Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen
• Archivierung bereits bei nicht-gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsverfahren
• Automatisierte Zuordnung zu gebuchten Belegen in SAP durch QR-Code bzw. Barcode
• Automatische Fremdbeleg-Erfassung (optional)
• Archivieren zu Chargen- und Seriennummern möglich
• Volltextsuche für schnelles Wiederfinden
• 100 % cloudfähig

• Archivieren Sie Ihre Dokumente papierlos und revisionssicher. Das spart Ressourcen und schafft Ordnung im Büro. 
• Sparen Sie sich Zeit, denn der Abgleich von elektronischen Basisbelegen mit anschließender Verbuchung steigert die Effizienz der Buchhaltung. So finden Sie das nötige Dokument innerhalb von Sekunden.
• Minimieren Sie manuelle Eingabefehler (drei Rechnungen pro Minute sind möglich).
• Zentralisieren Sie den Ablageort für Dokumente und Dateien. Jeder Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung kann dann mit der gültigen Version weiterarbeiten. 

• Erfassung und Ablage von Lieferscheinen, Rechnungen, Zahlungsavise und Kundenaufträgen automatisch im Archiv
• Auslesen von Papier-Belegen, PDF-Dateien und elektronischen Rechnungen (Versionierung ist möglich) 
• Erzeugung eines QR-Codes auf dem Dokument für die automatische Zuordnung, wenn das Dokument zurückkommt
• Verarbeiten der Kreditoren, Positionen und Preise
• Erkennen und Erzeugen von SAP-Basisbelegen sowie SAP-Belegen (Artikel- und Servicebelege)
• Flexibel und anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen
• 100 % cloudfähig

Robotergestützte Prozessautomatisierung

Mit cks.RUN steht Ihnen eine robotergestützte Prozessautomatisierung zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, sowohl einzelne Teilprozesse als auch vollständige Abläufe im Rahmen des Dokumentenmanagement-Systems cks.DIGITAL 4.0 für SAP Business One zu automatisieren. Diese innovative Lösung bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dank cks.RUN können Sie neu eingehende Dokumente, sei es in Form von Belegen, E-Mails, Geschäftsbriefen oder anderen Unterlagen, direkt in die Inboxen von cks.DIGITAL 4.0 importieren. Diese Dokumente stehen Ihren Mitarbeitern dann unmittelbar innerhalb der SAP Business One-Benutzeroberfläche zur Verfügung, bereit für die weitere Verarbeitung. 

Auch die Durchführung von Hintergrund-Aktionen, wie das revisionssichere Archivieren von Ausgangsbelegen und SAP-Anhängen oder das Nacharchivieren älterer Dokumente außerhalb Ihrer Geschäftszeiten, lassen sich automatisieren. Auf diese Weise optimieren Sie die Nutzung Ihrer Ressourcen, einschließlich der Serverleistung, und gewährleisten gleichzeitig die reibungslose Archivierung Ihrer Unterlagen. Insgesamt bietet cks.RUN eine effiziente und intelligente Lösung, um Ihre Dokumentenverwaltung und Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens, minimieren Sie manuelle Aufgaben und sorgen Sie für eine nahtlose Integration in SAP Business One.

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