CKS.DMS für SAP Business One
Ihre Lösung für die Automatisierung und das einfache Archivieren
Die revisionssichere Archivierung: CKS.DMS reduziert Ihren täglichen Archivierungsaufwand erheblich. Die intelligente Suche und der optimale Workflow vereinen die volle SAP Funktionalität mit dem DMS von C.K. Solution. Moderne Technologien wie unser CKS.DMS Web im responsive Design oder Cloudfähigkeiten reduzieren die Prozesskosten und tragen zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens bei. Selbstverständlich GoBD-konform.
Nutzen
Was muss ein digitales Archiv alles leisten? Das hängt ganz davon ab, wen man fragt! Für Finanzämter stehen die unveränderbare Aufbewahrung aller steuerrechtlich relevanten Belege sowie die Überprüfbarkeit der Unterlagen in angemessener Zeit an erster Stelle. Für Unternehmen hingegen spielen der sofortige Zugriff auf die Dokumente im gesamten Workflow und eine einfache, zuverlässige Handhabung eine Rolle.
CKS.DMS für SAP Business One ist von Grund auf entwickelt worden, um die Interessen beider Seiten gleichermaßen zu vereinen. So werden alle technischen Anforderungen der Finanzämter – Stichwort VOI-Merksätze – vollständig erfüllt, z. B. durch die automatische Erstellung einer neuen Revision, sobald ein Beleg in SAP verändert wird. Durch die direkte Verknüpfung der digitalen Dokumente mit den SAP-Geschäftsvorgängen und der integrierten Volltextsuche können Belege in Sekunden wiedergefunden und reproduziert werden.
Weil CKS.DMS zudem vollständig in SAP Business One integriert ist, lassen sich Belege und E-Mails entsprechend der Benutzer-Berechtigungen und Workflows zusammen mit den SAP-Geschäftsvorgängen im Unternehmen bewegen – und das sogar bei geparkten, noch nicht gebuchten SAP-Belegen wie z. B. beim Genehmigungsverfahren.
Funktionen
Eine zuverlässige, schnelle und einfache Handhabung wird mit der automatischen Zuordnung durch QR-Code bzw. Barcode erreicht. Mit SAP erzeugte Ausgangsbelege wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen usw. werden mit einem eindeutigen Code versehen, der dann bei Rückkehr automatisch ausgelesen wird. Optional können auch Fremdbelege automatisch erfasst und direkt den jeweiligen SAP-Basisbelegen zugeordnet werden.
Die gesamte Benutzung des Archivs CKS.DMS für SAP Business One erfolgt direkt in SAP selbst. Mitarbeiter können den Umgang mit der Software durch die gleiche Benutzer-Oberfläche schnell lernen. Außerdem ist ein Hin- und Herspringen zwischen Warenwirtschaft und Archiv nicht erforderlich.
Die wichtigsten Leistungsmerkmale im Überblick:
- GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
- Automatisierte Archivierung von unveränderbaren Ausgangsbelegen
- E-Mail-Archivierung direkt aus Outlook heraus
- Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen
- Archivierung bereits bei nicht-gebuchten Belegen wie z. B. im Genehmigungsverfahren
- Automatisierte Zuordnung zu gebuchten Belegen in SAP durch QR-Code bzw. Barcode
- Automatische Fremdbeleg-Erfassung optional
- Archivieren zu Chargen- und Seriennummern möglich
- Volltextsuche für schnelles Wiederfinden
- 100 % cloudfähig
CKS.DMS
Fremdbelege automatisch erfassen
Lieferscheine, Rechnungen und weitere Dokumenten per Knopfdruck einfach erfasst: CKS.DMS für SAP Business One zählt weltweit zu den führenden Lösungen in diesem Bereich und ist speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ausgelegt. Per Knopfdruck lassen sich sowohl Papier-Belege als auch elektronische Belege, die z. B. per E-Mail zugesandt wurden, automatisch in SAP Business One erfassen, mit Basisbelegen abgleichen und anschließend verbuchen.
Wir sind überzeugt, dass das händische Erfassen von Fremdbelegen wie Lieferscheinen, Rechnungen, Kundenaufträgen, Zahlungsavise etc. in der Warenwirtschaft der Vergangenheit angehört. Die technischen Möglichkeiten stehen zur Verfügung und arbeiten bereits seit vielen Jahren zuverlässig in zahlreichen Unternehmen. Sie können so zum Beispiel bis zu 3 Rechnungen pro Minute verarbeiten. Sie gewinnen wertvolle Zeit, die Sie in Ihrer Buchhaltung anders nutzen können.
Die Umsetzung unternehmensspezifischer Anforderungen ist grundsätzlich möglich. Die Anpassung wird stets in Abstimmung mit dem Hersteller vorgenommen und Aktualisierungen der Software können weiter problemlos eingespielt werden. Haben Sie eine ganz bestimmte Idee im Kopf? Sprechen Sie Ihren Projektmanager bei uns im Hause an. Gemeinsam werden wir dann Ihre Idee zu einem funktionierenden Projekt entwickeln.
Nutzen
- Papierloses Arbeiten spart Ressourcen und schafft Ordnung im Büro
- Abgleich von elektronischen Basisbelegen mit anschließender Verbuchung spart Zeit
- Automatisierte Erfassung von Fremdbelegen minimiert manuelle Eingabefehler (drei Rechnungen pro Minute sind möglich)
Funktionen
- Auslesen von Papier-Belegen, PDF-Dateien und elektronischen Rechnungen
- Erfassen von Lieferscheinen, Rechnungen, Zahlungsavise und Kundenaufträgen
- Verarbeiten der Kreditoren, Positionen und Preise
- Erkennen von SAP-Basisbelegen
- Erzeugen von SAP-Belegen (Artikel- und Servicebelege)
- Flexibel und anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen
- 100 % cloudfähig
DMS – Novaline Archiv One
Daten schnell und einfach ins DMS übertragen
Die DMS Belegarchivierung Archiv.One ist eine vollständig integrierte Erweiterung für SAP Business One. Im Business One entstehende Belege (z. B. Angebote, Rechnungen) können im DMS parallel zum Druck automatisch im Archiv abgelegt werden. Währenddessen können Sie sich die bereits im DMS archivierten Belege direkt in SAP Business One anzeigen lassen. Weitere externe Papier-Belege wie Word-/Excel-Dokumente, E-Mails oder Eingangsbelege etc., lassen sich mittels Scan-Modul (Erweiterungsmodul) digitalisieren und im DMS-System archivieren.
Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäfts- und Ansprechpartner aus SAP Business One. Zu diesen Adressen werden ein und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert. Ziel der Datenarchivierung für SAP Business One ist die GoBD-konforme DMS-Archivierung digital erzeugter Unterlagen nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externen Datenträgern. Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.) gehören zum Leistungsumfang.
Gescannte Eingangsrechnungen werden von der Novaline DMS Belegerkennung für Eingangsrechnungen für SAP Business One automatisch erkannt und per Kopf-, Zeilen und Summenanalyse untersucht. Anschließend wird die Rechnung workflow-gesteuert an die nächste Stelle zur Bearbeitung weiter geleitet. Die Dokumenten Management System (DMS)-Analyse zerlegt die Rechnung in ihre einzelnen Positionen und stellt diese in tabellarischer Form neben dem Beleg auf dem Monitor dar, ergänzt um den aus SAP Business One ausgelesene Stammdaten (z.B. eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung).
Jede Summe wird in dem DMS automatisch ermittelt und rechnerisch geprüft, Mengen und ggfs. Preise mit vorausgegangener in SAP Business One erzeugter Bestellung oder Lieferschein abgeglichen. Differenzen werden farbig markiert und können
nochmal manuell kontrolliert und ggfls. geändert und ergänzt werden.
Nutzen
- Intelligente E-Mail-Archivierung für MS-Outlook auf Basis der SAP Business One Daten wie Geschäfts- und Ansprechpartner
- Rechtssicherheit durch GoBD-konforme Archivierung digital erzeugter Daten
- Stammdatenergänzung aus SAP Business One beschleunigt die Erstellung von Belegen
- Automatische Prüfung von Summen, um manuelle Fehler zu vermeiden
Funktionen
- DMS-Datenarchivierung
- DMS-Belegarchivierung
- DMS-Emailarchivierung
- Dokumentenmanagement
- Umfangreiche Suchen
- DMS-Belegerkennung
- DMS-OCR Volltexterkennung
- OCR Barcode Verfahren
- Mobiles Archiv
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