Die Erfassung der Arbeitszeiten wird sich in den kommenden Monaten ändern, denn am 13.09.22 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass zukünftig alle Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet sind, Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Auch wenn das Gesetz noch nicht im deutschen Recht verankert ist, sollten Unternehmer frühzeitig handeln.

Erfassung der Arbeitszeit: Analog oder digital?
Mussten bisher nur Überstunden oder die Arbeit an Sonn- und Feiertagen vermerkt werden, wird nun die komplette Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters erfasst. Dies kann digital oder analog geschehen, jedoch muss die Erfassung rechtskonform erfolgen. Also systematisch und nachvollziehbar sein. Meist ist die digitale Lösung dann komfortabler, denn die Möglichkeiten der Manipulation sind geringer und somit – für beide Parteien – sicherer.

Aufgaben des Arbeitgebers
Verlangt wird, dass der Arbeitgeber ein zuverlässiges System zur Verfügung stellt, um die gesamte Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters systematisch zu erfassen und zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre. Die anschließende Dokumentation ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit der An- und Abwesenheit des Mitarbeiters. Dies gilt sowohl für die Arbeitszeiterfassung im Unternehmen als auch für Remote Work Arbeitsplätzen, an denen die Arbeit an unterschiedlichen Standorten verrichtet wird. Damit ist der Arbeitgeber auf der rechtlich, sicheren Seite.

Eine Frage der Datensicherheit
Erfasste Arbeitszeiten sind hochsensible Daten, die gewissenhaft verwaltet und geschützt werden müssen. Deshalb ist es wichtig, den Missbrauch sowie die Weitergabe von personenbezogenen Daten von Anfang an zu verhindern. Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet einige Vorteile:

• Direkte Eingabe: Die automatische Erfassung durch den Mitarbeiter mit dem System ermöglicht die eigene Aufzeichnung – ohne die Beteiligung von Dritten.
• Datenkontrolle: Eine definierte Rechtevergabe bestimmt, wer welche Personaldaten abfragen oder weiterleiten kann.
• Datenschutz: Die Zerstörung oder der Verlust von erfassten Arbeitszeiten wird unmöglich.
• Logbuch: Es lässt sich digital jederzeit nachvollziehen, wer welche Daten wann bearbeitet hat, um Manipulationsversuche direkt zu erkennen.

Bitte beachten Sie: Um die Datensicherheit vollständig zu gewährleisten ist die Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten unerlässlich.

Einfaches An- und Abmelden
Mit einer digitalen Lösung ist dieser Vorgang einfach, exakt und nachvollziehbar. Der Mitarbeiter meldet sich bei Arbeitsbeginn an und bei Arbeitsende ab. Entweder geschieht dies standortgebunden über einen Transponder und ein Terminal oder über App, Laptop, Smartphone, Desktop oder Tablet. Ein spezieller Standort für das Terminal wird dann unnötig.

Digitale Features für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Ein weiterer Vorteil der digitalen Lösung ist die Kombinierbarkeit mit weiteren hilfreichen Features. So kann beispielsweise der Mitarbeiter direkt seine Überstunden abfragen oder vorhandene sowie verbrauchte Urlaubstage einsehen. Der Abteilungsleiter hingegen kann die Abwesenheiten besser planen, Schichtpläne digitalisieren oder Ressourcen für Projekte besser zuordnen. Eine Win-Win-Situation für beide Parteien.

Vorteile für Arbeitnehmer:
• Nachweis von Arbeits- und Pausenzeiten
• Korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts
• Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (tägliche Arbeits- und Pausenzeiten, Höchstarbeitszeiten)
• Bei Vertrauensarbeitszeit besserer Umgang mit Gleitzeit

Vorteile für Arbeitgeber:
• Übersicht über geleistete Arbeitsstunden sowie der An- und Abwesenheit
• Übersichtlichkeit bei einer hohen Anzahl an Mitarbeitern
• Geringe Manipulationsmöglichkeiten durch automatisierte Prozesse
• Einfache Synchronisation der Arbeitszeitdaten