DMS Dokumentenmanagement

DMS – NOVALINE ARCHIV.ONE
Daten schnell und einfach ins DMS übertragen

Die DMS Belegarchivierung Archiv.One ist eine vollständig integrierte Erweiterung für SAP Business One. Im Business One entstehende Belege (z. B. Angebote, Rechnungen) können im DMS parallel zum Druck automatisch im Archiv abgelegt werden. Während dessen können Sie sich die bereits im DMS archivierten Belege direkt in SAP Business One anzeigen lassen. Weitere externe Papier- Belege wie Word-/Excel-Dokumente, E-Mails oder Eingangsbelege etc., lassen sich mittels Scan-Modul (Erweiterungsmodul) digitalisieren und im DMS-System archivieren.

Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäfts und Ansprechpartner aus SAP Business One. Zu diesen Adressen werden ein und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert.

Ziel der Datenarchivierung für SAP Business One ist die GoBD-konforme DMS Archivierung digital erzeugter Unterlagen nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externen Datenträgern. Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.) gehören zum Leistungsumfang.

Gescannte Eingangsrechnungen werden von der Novaline DMS Belegerkennung für Eingangsrechnungen für SAP Business One automatisch erkannt und per Kopf-, Zeilen und Summenanalyse untersucht. Anschließend wird die Rechnung workflow-gesteuert an die nächste Stelle zur Bearbeitung weiter geleitet. Die Dokumenten Management System (DMS) Analyse zerlegt die Rechnung in ihre einzelnen Positionen und stellt diese in tabellarischer Form neben dem Beleg auf dem Monitor dar, ergänzt um den aus SAP B1 ausgelesene Stammdaten (z.B. eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung). Jede Summe wird in dem DMS automatisch ermittelt und rechnerisch geprüft, Mengen und ggfs. Preise mit vorausgegangener in SAP Business One erzeugter Bestellung oder Lieferschein abgeglichen. Differenzen werden farbig markiert und können nochmal manuell kontrolliert und ggfls. geändert und ergänzt werden.

 

Funktionen des Dokumenten Management Systems im Überblick:

  • DMS-Datenarchivierung
  • DMS-Belegarchivierung
  • DMS-Emailarchivierung
  • Dokumentenmanagement
  • Umfangreiche Suchen
  • DMS-Belegerkennung
  • DMS-OCR Volltexterkennung
  • OCR Barcode Verfahren
  • Mobiles Archiv

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In unserer PDF-Broschüre finden Sie weitere Informationen zu DMS Novaline Archiv.One.

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Christoph Becker
Dipl.-Wirt.-Inf.
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