Dokumentenmanagement

NOVALINE ARCHIV.ONE
Daten schnell und einfach übertragen

Die Belegarchivierung Archiv.One ist eine vollständig integrierte Erweiterung für SAP Business One. Im Business One entstehende Belege (z. B. Angebote, Rechnungen) können parallel zum Druck automatisch im Archiv abgelegt werden. Während dessen können Sie sich die bereits archivierten Belege direkt in B1 anzeigen lassen. Weitere externe Papier- Belege wie Word-/Excel-Dokumente, E-Mails oder Eingangsbelege etc., lassen sich mittels Scan-Modul (Erweiterungsmodul) digitalisieren und archivieren.

Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäftsund Ansprechpartner aus Business One. Zu diesen Adressen werden einund ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert.

Ziel der Datenarchivierung für SAP B1 ist die GoBD-konforme Archivierung digital erzeugter Unterlagen nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externen Datenträgern. Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.) gehören zum Leistungsumfang.

Gescannte Eingangsrechnungen werden von der Novaline- Belegerkennung für Eingangsrechnungen für SAP Business One automatisch erkannt und per Kopf-, Zeilen und Summenanalyse untersucht. Anschließend wird die Rechnung workflow-gesteuert an die nächste Stelle zur Bearbeitung weiter geleitet. Die Analyse zerlegt die Rechnung in ihre einzelnen Positionen und stellt diese in tabellarischer Form neben dem Beleg auf dem Monitor dar, ergänzt um den aus SAP B1 ausgelesene Stammdaten (z.B. eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung). Jede Summe wird automatisch ermittelt und rechnerisch geprüft, Mengen und ggfs. Preise mit vorausgegangener in SAP B1 erzeugter Bestellung oder Lieferschein abgeglichen. Differenzen werden farbig markiert. und können nochmal manuell kontrolliert und ggfls. geändert und ergänzt werden.

 

Funktionen im Überblick:

  • Datenarchivierung
  • Belegarchivierung
  • Emailarchivierung
  • Dokumentenmanagement
  • Umfangreiche Suchen
  • Belegerkennung
  • OCR Volltexterkennung
  • OCR Barcode Verfahren
  • Mobiles Archiv

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In unserer PDF-Broschüre finden Sie weitere Informationen zu Novaline Archiv.One.

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Christoph Becker
Dipl.-Wirt.-Inf.
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