Warum dauert eine Lieferauskunft so lange?

Prozesscheck Mittelstand – Folge 3

„Wann wird meine Bestellung geliefert?“

Der Auftrag ist erteilt. Der Kunde wartet auf seine Ware und möchte wissen, wann er mit der Lieferung rechnen kann.

Eigentlich eine einfache Frage. In vielen mittelständischen Unternehmen beginnt damit jedoch eine interne Recherche.

Der Vertrieb prüft den Auftrag und fragt bei der Produktion nach. Die Produktion kontrolliert den aktuellen Auftragsstand. Der Einkauf klärt offene Liefertermine. Das Lager prüft die Bestände.

Die benötigten Informationen sind vorhanden – aber häufig verteilt auf verschiedene Bereiche und Systeme.

Wenn eine einfache Lieferauskunft zum Abstimmungsprozess wird

Gerade in produzierenden Unternehmen hängt der tatsächliche Liefertermin von vielen Faktoren ab:

• Ist das benötigte Material vorhanden?
• Wann werden fehlende Materialien geliefert?
• Wie ist der Auftrag in der Produktionsplanung eingeplant?
• Welche Produktionsaufträge haben aktuell Priorität?
• Gibt es Engpässe bei Material oder Kapazitäten?
• Welche Bestände sind verfügbar?

Für den Vertrieb bedeutet das häufig: nachfragen, warten, nachfassen und Informationen zusammenführen. Das kostet Zeit – sowohl im Vertrieb als auch in Produktion, Einkauf und Lager.

Und für den Kunden bedeutet es möglicherweise, dass er nicht sofort eine verlässliche Antwort erhält.

Liefertermine brauchen transparente Daten

Eine schnelle und belastbare Lieferauskunft setzt voraus, dass die relevanten Informationen aktuell verfügbar sind und miteinander in Verbindung stehen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Kundenauftrag und Auftragsstatus
• Aktuelle Lagerbestände
• Materialverfügbarkeiten
• Offene Bestellungen
• Liefertermine von Lieferanten
• Produktionsaufträge
• Produktionsplanung und Kapazitäten
• Bereits zugesagte Liefertermine

Wenn diese Informationen zentral in einem ERP-System zusammenlaufen, kann der Vertrieb deutlich schneller beurteilen, wann ein Auftrag tatsächlich geliefert werden kann. Aus „Ich frage kurz in der Produktion nach“ wird im besten Fall: „Ich sehe den aktuellen Stand direkt im System.“

Produktionsplanung und Lieferfähigkeit zusammen denken

Besonders für produzierende Unternehmen ist die Lieferauskunft eng mit der Produktionsplanung verbunden. Ein Kundenauftrag kann zwar erfasst sein. Entscheidend ist aber, ob die benötigten Materialien verfügbar sind, wann die Produktion den Auftrag bearbeiten kann und ob der zugesagte Liefertermin realistisch ist.

Genau hier spielt eine transparente Produktionsplanung eine wichtige Rolle.

Mit SAP Business One lassen sich zentrale Informationen aus Vertrieb, Einkauf, Lager und Produktion in einem ERP-System zusammenführen. Lösungen für Produktionsplanung und Auswertungen können zusätzlich dabei helfen, Auftragsstände, Materialverfügbarkeiten und relevante Kennzahlen übersichtlich darzustellen.

So erhalten verschiedene Abteilungen eine gemeinsame Datengrundlage – und der Vertrieb kann Kunden schneller und fundierter informieren.

Vom Nachfragen zum Nachschauen

Der entscheidende Punkt ist häufig nicht, mehr Informationen zu sammeln. Die Informationen müssen dort verfügbar sein, wo sie benötigt werden. Wenn der Vertrieb für eine Lieferauskunft regelmäßig mehrere Abteilungen kontaktieren muss, entstehen unnötige Abstimmungen.

Eine transparente Datenbasis kann dagegen helfen:

• Liefertermine schneller zu ermitteln
• Kunden verbindlicher zu informieren
• Interne Rückfragen zu reduzieren
• Produktions- und Einkaufsprozesse besser zu koordinieren
• Mögliche Lieferengpässe frühzeitig zu erkennen
• Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen

Davon profitieren nicht nur einzelne Abteilungen. Die gesamte Prozesskette wird transparenter. Prozesscheck: Wie schnell können Sie einen Liefertermin nennen?