Unternehmensdaten auswerten: Mit aktuellen Kennzahlen schneller entscheiden

Prozesscheck Mittelstand – Folge 4

„Warum braucht eine einfache Auswertung eigentlich mehrere Stunden?“

Alltagssituation: Montagmorgen, 09:17 Uhr.

Die Geschäftsführung möchte wissen: „Welche Aufträge sind aktuell noch offen – und welchen Umsatz können wir daraus erwarten?“

Eigentlich eine einfache Frage. Aber es beginnt die Suche:

• Eine Standardliste aus der Auftragsbearbeitung
• Eine Excel-Datei aus dem Vertrieb
• Eine weitere Auswertung aus der Produktion
• Vielleicht noch eine Abfrage aus dem Lager

Dann werden Daten zusammenkopiert, Spalten angepasst und Werte verglichen. 09:17 Uhr war die Frage. 11:30 Uhr gibt es die erste belastbare Antwort.

Wenn Daten vorhanden sind, aber niemand schnell darauf zugreifen kann

Viele Unternehmen haben heute mehr Daten als je zuvor. Aufträge, Artikel, Kunden, Lieferungen, Lagerbestände, Produktionsaufträge, Arbeitszeiten und Kosten werden digital erfasst.

Das Problem ist häufig nicht das Fehlen der Daten. Das Problem ist, aus den Daten schnell die richtigen Informationen zu bekommen.

Gerade im Mittelstand entstehen dadurch zahlreiche manuelle Auswertungen:

• Excel-Listen
• Individuelle Abfragen
• Regelmäßige Exporte
• Manuell gepflegte Übersichten
• Unterschiedliche Versionen derselben Kennzahl

Und irgendwann stellt sich die Frage: „Welche Zahl stimmt eigentlich?“.

Vom Daten-Sammeln zum Entscheiden

Ein modernes ERP-System sollte nicht nur Daten speichern. Es sollte dabei helfen, aus diesen Daten Informationen zu machen. Zum Beispiel:

• Produktion: Welche Aufträge sind verspätet? Wo entstehen Engpässe?
• Logistik: Welche Bestände sind kritisch? Welche Aufträge warten auf Material?
• Vertrieb: Welche Aufträge sind offen? Welche Kunden kaufen welche Produkte?
• Geschäftsführung: Wie entwickeln sich Umsatz, Auftragseingang, Kosten und Deckungsbeiträge?
• Technischer Kundendienst: Welche Einsätze stehen an? Welche Leistungen und Materialien wurden bereits erfasst?

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr: „Haben wir die Daten?“. Sondern: „Können wir mit den Daten arbeiten?“

Eine gemeinsame Datenbasis statt Excel-Pingpong

SAP Business One bildet bereits zahlreiche Unternehmensbereiche zentral ab. Mit integrierten Auswertungs- und BI-Lösungen lassen sich daraus individuelle Analysen, Dashboards und Drill-down-Auswertungen erstellen. Wrede bietet dafür beispielsweise Reporting.pro an. Damit kann aus einer Kennzahl direkt in die zugrundeliegenden Daten gewechselt werden.

Aus „Umsatz → Excel → weitere Liste → Rückfrage“ wird „Kennzahl → Detail → Ursache → fundierte Entscheidung“.

Auch für die zunehmende Nutzung von KI ist diese Entwicklung relevant: Aktuelle Untersuchungen zum Mittelstand zeigen, dass ein höherer Digitalisierungsgrad und verfügbare Daten wichtige Voraussetzungen für den erfolgreichen KI-Einsatz sind.

Prozesscheck: Wie schnell bekommen Sie eine Antwort?
Testen Sie es einmal mit folgenden fünf Fragen:

• Wie viele Aufträge sind aktuell offen?
• Welche Aufträge sind bereits überfällig?
• Welche Produkte verkaufen sich besonders gut?
• Wo entstehen aktuell die größten Kostenabweichungen?
• Welche Lagerbestände sind kritisch?

Wie lange dauert es, bis Sie belastbare Antworten für diese Fragen haben? Wenn dafür mehrere Personen, Excel-Dateien und manuelle Abfragen notwendig sind, steckt möglicherweise mehr Potenzial in Ihren Unternehmensdaten, als Sie es bisher nutzen.

Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur, Daten digital zu erfassen. Digitalisierung bedeutet auch, mit diesen Daten schneller bessere Entscheidungen treffen zu können.