06/2005

SMB News SAP Info, | So kommt das Kraut sicher in die Tüte

Die Umsetzung der EU- Verordnung 178/2002 zur Chargenrückverfolgung zum 01. Januar 2005 stellte mittelständische Lebensmittelhersteller vor große Herausforderungen. So auch die Leuchtenberg Sauerkrautfabrik. Das Unternehmen benötigte deshalb eine kostengünstige und zukunftssichere betriebswirtschaftliche Standard- Software sowie ein integriertes System für Produktionsplanung und –steuerung (PPS). Leuchtenberg hat mit SAP Business One und der Zusatzlösung easyPlan von W-CONCEPT das passende Portfolio gefunden. Positiver Effekt: Seit Mai 2004 konnte Leuchtenberg mit SAP Business One die Verwaltungs- und IT- Betriebskosten deutlich senken.

Die 1861 gegründete Leuchtenberg Sauerkrautfabrik ist Europas führender Hersteller von Sauerkraut, Rotkohl und milchsauer vergorenen Schneidbohnen in flexiblen Verpackungen. Das Unternehmen beliefert mit seinen Produkten Handelsunternehmen in Deutschland (zum Beispiel Metro, Rewe oder Globus) sowie in den Niederlanden und Belgien. Der Mittelständler beschäftigt insgesamt 70 Mitarbeiter, davon 55 in der Produktion und 15 in der Verwaltung.

EU- Verordnung erfordert zukunftssichere Software
Leuchtenberg arbeitet nach den Grundsätzen einer strikten Qualitätspolitik, welche sowohl die Produkte, den Service und die Qualität der internen Unternehmensprozesse (zertifiziert nach DIN- EN- ISO 9901) als auch die Einhaltung von Hygiene- Richtlinien nach dem HACCP- Konzept (Hazard Analysis and Critical Control Points) umfasst.
Hinzu kam, dass die Firma ab Anfang Januar 2005 die EU- Verordnung 178/2002 umgesetzt haben musste, die verlangt, dass der gesamte Prozess der Nahrungsmittelproduktion lückenlos dokumentiert wird und die Chargen rückverfolgt werden können. „Daran war mit unserem Altsystem nicht zu denken“, schildert Joachim Küppers, Geschäftsführer bei Leuchtenberg, die Situation. Für die Buchhaltung setzte der Sauerkrauthersteller bisher nämlich ein Unix-basiertes System ein, das speziell auf die Anforderungen und Prozesse des Mittelständlers zugeschnitten war. „Der Nachteil war, dass die Software auf jede neue, beziehungsweise geänderte, gesetzliche Anforderung zeit- und kostenaufwendig angepasst werden musste. Zudem fehlte eine EDV- gestützte Produktionsplanung und –steuerung.“

Um die Vorgaben der EU- Verordnung termingerecht zum 01. Januar 2005 erfüllen zu können, beschloss die Geschäftsführung im Herbst 2003, das bisherige System durch eine zukunftsfähige, standardisierte und kostengünstig Geschäftssoftware mit integrierter PPS- Software zu ersetzen. „Außerdem musste die Software unsere Prozesse in Verwaltung und Buchhaltung verbessern, schnell einzuführen sein und den Datenaustausch mit den Kunden- Systemen erlauben“, erläutert der Geschäftsführer.

Sämtliche Unternehmensprozesse abbilden
Der Sauerkrautspezialist sondierte den Markt nach einer geeigneten Lösung. In die engere Auswahl kamen zwei Systeme anderer Anbieter sowie SAP Business One in Verbindung mit der PPS- Zusatzlösung easyPlan des SAP Solution Partners W-CONCEPT. Leuchtenberg entschied sich für die SAP- Lösung. „Damit können wir sämtliche Unternehmensprozesse, ob Einkauf, Verkauf oder Produktion, transparent darstellen und Datenflüsse über die  einzelnen Unternehmensbereiche hinweg durchgängig abbilden“, begründet Küppers die Entscheidung.
Mit easyPlan ist die Chargenrückverfolgung bereits im Standard möglich. Zudem können an die Zusatzlösung mobile Scanner in Form von PDAs angebunden werden. Das war für Leuchtenberg insofern wichtig, da aufgrund vieler Wareneingänge und Umlagerungen (zum Beispiel im Zusammenhang mit dem Nachgären des Sauerkrauts) eine manuelle Erfassung der Artikel, Mengen und Chargen nicht möglich war. Außerdem ist die Software einfach und benutzerfreundlich zu bedienen, was Geschäftsleitung und Mitanbieter letztendlich überzeugte.

Schnelle Implementierung ist keine Hexerei
Um möglichst wenige interne personelle Ressourcen zu binden, implementierte das Unternehmen die SAP- Mittelstandslösung und die PPS- Lösung easyPlan zeitlich versetzt ab Januar 2004. Mit der Einführung von SAP Business One beauftragte Leuchtenberg den SAP Business Partner Steeb Anwendungssysteme.
Bereits ab März 2004 arbeitete Leuchtenberg nach kurzer Einführungszeit produktiv mit SAP Business One. Aufgrund firmenspezifischer Besonderheiten wurden einige Anpassungen vorgenommen, die SAP Business One im Standard nicht abbildete. Dazu gehörten neben Formularen und Lieferscheinen auch Rabattstaffeln mit mehrfach gelagerten Rabattierungen, eine mehrstufige Provisionsfindung und –abrechnung sowie die EDI- Anbindung an den Handelskonzern Metro. Eine der größten Herausforderungen war laut Joachim Küppers die Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Altsystem, die diese nicht in einem Format zur Verfügung standen, das von SAP Business One unterstützt wird. Um diese Aufgabenstellung zu lösen, wurden die Datenbankinhalte konvertiert und danach mit der Data Transfer Workbench (DTW) in SAP Business One eingespielt. Die anschließende Einführung von easyPlan übernahmen der SAP Solution Partner W-CONCEPT. Auch diese verlief reibungslos. Derzeit arbeiten bei Leuchtenberg neun User mit SAP Business One und sechs User mit easyPlan.

Mobil erfassen, sauber planen
Der Neusser Lebensmittelhersteller konnte die Vorteile der installierten Lösung sofort nutzen. Mit mobilen Scannern, PDAs und WLAN integrierter Scaneinheit erfassen die Mitarbeiter der Leuchtenberg- Sauerkrautfabrik jetzt sämtliche Warenbewegungen vom Eingang bis zur Entnahme für die Produktion. Außerdem erzeugt das System eine NVE (Nummer der Versandeinheit) mit EAN- 128-Codierung, die mit den Lieferscheinen aus SAP Business One verknüpft wird. „Damit verfolgen wir alle Chargen bis zur einzelnen Palette zurück“, erklärt Küppers. Die mobil erfassten Daten werden täglich verbucht, danach werden die entsprechenden Lagertransaktionen in SAP Business One durchgeführt. „So haben wir jederzeit die Kontrolle über sämtliche Warenbewegungen“, verdeutlicht der Geschäftsführer. Da die Produktionsdaten komplett angebildet werden, sorgt das beispielsweise bei der Lagerhaltung, für zusätzliche Transparenz. „Wo wir früher den Wareneinsatz für eine Produktion lediglich grob geschätzt haben, können wir ihn jetzt schon genau bestimmen, während die Produktion noch läuft“, beschreibt Joachim Küppers die Vorteile. „Damit sind Distributionen, Vorkalkulationen und Einkauf exakt planbar, und das senkt die Kosten.“

Das Unternehmen zuverlässig steuern
Aufgrund der durchgängigen Informationsflüsse und des in SAP Business One integrierten Berichtswesens erhält die Geschäftsleitung betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Unternehmenskennzahlen zu Gewinn und Verlustrechnung, Cash-flow und Liquidität „auf Knopfdruck“. Individuelle Berichte sind laut Küppers über die komfortabeln Drag&Relate- sowie XML-Export-Funktionen möglich. „Wir können jetzt Unternehmensbestände aus verschiedenen Perspektiven exakt bewerten und die künftige Unternehmensplanung besser steuern“, sagt er. Leuchtenberg will künftig auch Vertriebszahlen nach Umsatz und Gebiet aufschlüsseln und dies mit einer in SAP Business One integrierten Controlling- Lösung realisieren.

Ablaufgeschwindigkeit hoch- Kosten runter
„Für die Leuchtenberg Sauerkrautfabrik hat sich die Investition in SAP Business One und easyPlan in mehrfacher Hinsicht ausgezahlt“, verdeutlicht Joachim Küppers. Wichtige Daten und Buchungen müssen nur einmal erfasst werden, was Redundanzen vermeidet und die Datenqualität erhöht. Dadurch reduzierte der Mittelständler den Verwaltungsaufwand und somit auch die Zahl der Überstunden um zehn bis 15 Prozent. „Allein im Personalbereich sanken die Kosten um etwa zehn Prozent“, berichtet der Geschäftsführer stolz. Der Sauerkrautproduzent verringerte überdies mit der SAP- Software die laufenden IT- Betriebskosten (Wartung und Pflege) im Vergleich zum Altsystem um etwa 15 bis 20 Prozent.

Die abschließende Bilanz von Joachim Küppers fällt deshalb rundum positiv aus. „Wir haben mit der SAP- Lösung alle Chargen im Griff. Die Prozesse wurden transparenter gestaltet und beschleunigt sowie Kosten deutlich gesenkt. All dies gibt uns Raum, um die herausragende Qualität unserer Produkte im Sinne der Verbraucher weiterzuentwickeln.