SAP Info, 04/2004 | Schnelle Entscheidung für SAP Business One

„Hilfe, ich brauche sofort ein neues ERP-System …“
Das Unternehmen Heggen Großhandel erlebte Anfang März 2003 mit seiner bisherigen Software ein Worst-Case-Szenario. Die Datenbank war ausgefallen, die Software ließ sich nicht mehr starten und Rechnungen konnten nicht mehr geschrieben werden. In seiner Not wandte sich das Unternehmen an den SAP Business Partner W-CONCEPT, der SAP Business One vom Auftrag bis zur Projektübergabe in fünf Werktagen installierte.

Die Firma Heggen Großhandel für Hygiene- und Gebäudereinigungsbedarf wurde Anfang der 50er-Jahre in Dortmund-Eving gegründet und wird heute als Familienbetrieb in dritter Generation von Hanns-Holger Heggen als Inhaber geleitet. Zu den Lieferanten des kleinen Mittelständlers gehören unter anderem Ecolab, Van Houtum bv, Vileda Professional, Nilco Reinigungsmaschinen, Kiehl, Vermop und Alto Deutschland. Die Kunden sind Gebäudereinigungsdienste, Industrie- und Kleinbetriebe. In dem typischen Familienbetrieb arbeiten neben den vier Angestellten noch die drei Familienmitglieder tatkräftig mit.

Hanns-Holger Heggen denkt mit gemischten Gefühlen an den 3. März 2003 zurück: „Eigentlich war es ein Glückstag, denn an diesem Tag wurde meine Tochter geboren“, erinnert er sich. Doch dann kam alles ganz anders. Noch im Krankenhaus erhielt er einen Anruf aus der Firma, dass es massive Probleme mit der Software gäbe. „Es ging praktisch nichts mehr“, sagt Heggen, „und das Schlimmste: Wir konnten keine Rechnungen mehr schreiben. Für einen mittelständischen Großhändler ist das eine Situation, die durchaus geschäftsbedrohend sein kann.“

Schnell, schneller, am schnellsten
Bereits früher gab es immer wieder Probleme mit der Software, die speziell für die Anforderungen bei Heggen angepasst und erweitert worden war. Zudem hatte der Hersteller bereits Insolvenz angemeldet und ein Service war nicht mehr verfügbar. Bislang hatte Heggen anfallende „Reparaturen“ immer noch selbst lösen können. Als diplomierter Betriebswirt hatte er sich bereits während seines Studiums intensiv mit Datenbanken und der Implementierung von SAP R/3 befasst. Angesichts des kompletten Ausfalls war aber auch Heggen ratlos. Gefragt war jetzt eine schnelle und vor allem investitionssichere Lösung.

„Als wir am späten Nachmittag den Anruf von Herrn Heggen erhielten, dass sein bisheriges System nicht mehr einsatzfähig sei“, sagt Thomas Bürmann, Vertriebsleiter bei der W-CONCEPT GmbH und verantwortlich für das Projekt bei Heggen Großhandel, „haben wir den Auftrag sofort angenommen, wohl wissend, dass es sich um einen Wettlauf mit der Zeit handelt.“ Zunächst mussten die Anforderungen des Projektes in einem speziellen Katalog, einer Art Mini-Pflichtenheft, erfasst werden. „Mit Hilfe von SAP gelang es uns, diese Anforderungen bis zum Abend zu erfüllen“, erinnert sich W-Concept-Geschäftsführer Jürgen Wrede an die Situation. „Gegen Mittag des nächsten Tages erhielten wir von SAP die Freigabe für das Projekt“, erläutert Wrede weiter, „und bereits am Nachmittag hatten wir die benötigten Lizenzen. Das ist sicherlich rekordverdächtig und beweist eindrucksvoll, dass SAP schnell und flexibel auf die Bedürfnisse von Kunden und Partnern reagiert.“

Schon am nächsten Tag installierten die W-Concept-Techniker SAP Business One, richteten die erforderlichen Clients für drei User ein, setzten das Unternehmen auf, machten die nötigen Einstellungen und erklärten dem Geschäftsleiter, wie er Stammdaten anlegen und aufarbeiten muss. So konnte der Großhändler bereits am darauf folgenden Wochenende seine Datenbank wieder mit den wichtigsten Kunden und Artikeln befüllen. Die Berater von W-Concept schulten dann Inhaber Heggen und seine drei Mitarbeiter im Anschluss zwei Tage im Umgang mit SAP Business One. Das Unternehmen war danach wieder voll einsatzbereit. „Allerdings mussten wir durch den Ausfall unseres Altsystems etwa 500 Rechnungen in SAP Business One nachträglich erfassen, was zum Teil zu erheblichen Zahlungsverzögerungen und finanziellen Einbußen für unsere Firma führte“, ärgert sich Heggen noch heute. „Immerhin konnten wir Teile der alten Datenbank retten, indem wir die Daten nach Excel exportierten und dann in SAP Business One einspielten, womit wir dem Unternehmen helfen und die Arbeit erleichtern konnten.“ Im Rahmen des Projektes installierte W-CONCEPT auch gleich einen neuen Fujitsu Siemens Primergy Server bei Heggen Großhandel.

Früher Kontakt zahlte sich aus
Mit ein Grund für den schnellen Service war, dass beide Unternehmen bereits seit Februar 2003 Verbindung zueinander hatten. Hintergrund: Hanns-Holger Heggen hatte im Internet Informationen über SAP Business One gelesen und sich für die Software interessiert. Er kontaktierte daraufhin per E-Mail SAP, die den Kontakt an W-Concept weitervermittelte. „Wegen der Insolvenz unseres bisherigen Anbieters waren wir auf der Suche nach einer investitionssicheren Lösung, die Ende 2003 unser Altsystem ablösen sollte“, erklärt Inhaber Heggen eines seiner Motive.

So konnte sich der Geschäftsleiter bereits Ende Februar 2003 im Rahmen eines Beratungsgesprächs mit W-Concept von der Leistungsfähigkeit der Software überzeugen. Anklang fanden bei Heggen besonders jene Funktionalitäten in SAP Business One, die in seinem Unternehmen gebraucht wurden, darunter Kennzahlen wie Verkaufsanalysen, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Cashflow. Besonders gut hatten ihm auch die Drag&Relate-Funktionen in SAP Business One gefallen, mit denen betriebswirtschaftliche Abfragen einfach und schnell ausgeführt werden können, sowie die Möglichkeiten, in Microsoft Word verfasste Rezepte an den Artikelstamm zu hängen. „Allerdings“, erklärt Heggen, „wurden durch den Ausfall der Datenbank unsere ursprünglichen Planungen regelrecht über den Haufen geworfen. Wir brauchten so schnell wie möglich ein funktionierendes ERP-System.“

Problemlose Anpassungen
Das Iserlohner Softwareunternehmen und der Großhändler blieben in den Monaten nach Einführung von SAP Business One in engem Kontakt. Während dieser Zeit wurden im Rahmen von Hotlinegesprächen noch offene Fragen im Umgang mit dem System geklärt. „Auch nahmen wir verschiedene Anpassungen im Bereich der Formulargestaltung vor. Zudem musste SAP Business One auf das vom Großhändler seit Jahren verwendete Rabattierungssystem umgestellt werden. „Diese individuelle Anpassung konnten wir über die in SAP Business One enthaltene Programmierschnittstelle (Application Programming Interface, API) aber problemlos vornehmen“, versichert Bürmann. Heute kontrolliert der Mittelständler mit Hilfe von SAP Business One das komplette Tagesgeschäft und verwaltet weit über 1.000 Produkte und Dienstleistungsartikel. Zudem sind bis jetzt allein im Verkauf rund 4.000 Vorgänge erfasst. Das Arbeiten in einer reinen Windows-Umgebung mit vertrauten und standardmäßigen Benutzeroberflächen und Funktionen stellt sicher, dass das System von den Mitarbeitern einfach bedient werden kann.

Und welches Fazit zieht Hanns-Holger Heggen rückblickend?
„Wir hatten Glück im Unglück, dass wir mit W-Concept einen kompetenten und verlässlichen Partner hatten“, bilanziert er. „Mit SAP Business One laufen unsere Geschäftsprozesse im Vergleich zu früher schneller und effizienter.“ Imponiert hat Heggen zudem das schnelle, unkomplizierte und professionelle Handeln von W-Concept und SAP. Zurzeit überlegt der Großhändler, ob er sich neue Workstations oder ein server-basiertes Computersystem anschaffen soll. Letzteres hätte für Heggen den Vorteil, jederzeit und Plattform-unabhängig auf Anwendungen, Daten und Programme zugreifen zu können. „Dieses Projekt wollen wir aber in jedem Fall wieder mit dem SAP-Partner W-CONCEPT gemeinsam realisieren“, weiß Heggen heute schon.